いつもリクルートブログをご覧いただきありがとうございます。

HRの草野理沙と申します。

今回は、本社で行っている取り組みの一つについてお伝えしたいと思います。

本社では昨年から〈ペーパーレス化〉を進めています。
ペーパーレス化を進めることで、コスト削減・環境保全への取り組み・情報漏洩のリスクを軽減・場所を問わずに情報の確認ができる・・・など、様々な利点があります。

具体的に実施している(実施した)ことは・・・

・印刷物を減らす!

資料作成・数字チェックなどの際、以前は印刷物を見ながら行っていましたが、PC画面上で2画面表示をして作業するなど、印刷せずに作業ができる方法を考えながら行うようになりました。
もちろん、どうしても必要な場合は印刷しますが、両面印刷や2アップ・4アップなどの分割印刷を心がけています。

・FAX番号をメールのシグネチャから外しました!

文書のやり取りが発生する際は、FAXではなくメールにデータを添付して送付してもらうようにしています。
データを確認し、印刷が必要なもの・不要なものを判断し、必要最低限のものだけ印刷して紙保管、それ以外は印刷せずにデータにて保管をしています。
FAXだと本社にいないと受け取ることができませんが、メールだとどこでも受け取ることができますし、紙代・印刷代もかかりません。

・契約書などにWEB上で押印できるシステムを導入しました!

当初は、WEB上で押印するってどういう事・・・?と半信半疑でしたが、操作方法はとても簡単です。
メールで届いた書類のリンクをクリックすると、オンラインで書類の内容を確認でき、サイン・押印が可能です。押印が済んだら、メールにて管理者に通知が来ます。

HRでは多くの人事書類を管理していますが、このシステムを導入してからペーパーレス化が進んだだけでなく、申請・承認までのスピードが格段にアップしましたし、いつでも・どこでも押印済み書類の確認ができるようになりました。

・紙ベースの申請書を社内システム上で申請できるようにします!

現在社内での申請書は、紙ベースのもの・社内システム上で申請できるものがあります。紙ベースの申請書をシステム上で申請できるように、現在ITBSとともに、作業を進めています。システム上で申請できるようになることで、スピードアップ・紛失の防止などを期待しています。

・本社のキャビネットが約半分になりました!

2Mほどの高さに書類がぎっしり詰まっていたキャビネットが、約半分の高さのキャビネットに入れ替わりました。

キャビネットが約半分になることで、本当に紙で保管しなければならないもの・データとして取り込んでおけば問題ないもの・そもそも必要ないものを、しっかり意識して分別することができ、キャビネットが約半分になった今でも問題なく業務を行っています。

 ペーパーレス化を始めたころは、今までの仕事の進め方を変える必要があり、不安や手間もありましたが、いざ始めてみるとやってよかったという思いしかありません。

まだまだ、取り組むべきこと・課題もありますので、常にベストを問い続け、いい方向に進んでいきたいと思います。

最後までご覧いただき、ありがとうございました。