ある一週間:序

皆さま、こんにちは。
渕上ファインズ取締役の西村正樹です。

Dress the Lifeの採用ブログをいつも見ていただき本当にありがとうございます。私たちの仕事内容だけでなく、考えていることや感じていることが伝わればいいなと思っています。

私の現在のメインの役割は、社内向け業務を行うバックオフィス部門の責任者です。

バックオフィス業務は企業ごとに内容が違いますし、普段見えない部分でもあるので、弊社に興味持っていただている方にも社内のみんなにとっても、何をやっているかが分かりにくいのかなと思います。
また私自身のスケジュールも、社内ではgoogleカレンダーで全社員に共有していますが、それでもそのスケジュールの合間だったりその予定自体何してるのかは分からないこともあります。

そこで、今回は私のある一週間のスケジュールを紹介しようと思います。

まず、曜日に関わらず朝はスマホでメールやチャットの確認をします。
メールは1日に200-300通届いているようですが、実は殆ど見ていません。Googleが自動で重要そうなものを振り分けてくれるので、重要メールに振り分けられたものだけをチェックして返信したり、必要に応じてメンバーにチャットで相談しています。
チャットは、googleハングアウトというツールで社内メンバーとのやり取りをします。外部のパートナー様とは、プロジェクトごとにchatworkというツールでグループを作ってやりとりしています。グループ数は現在10個ありました。

チャットは隙間時間に気軽に迅速にやりとりが出来るので便利ですね。社内でのコミュニケーションをチャットメインにしてからは、情報のやり取りのスピードは上がったように感じます。

毎週月曜日は、10時から11時まで各部署の進捗や課題やアクションを促すミーティングです。事業本部、バックオフィス、経営と集まり情報交換と通達を行っています。1部署だけで完結する仕事はほとんどなので、部署を超えたコミュニケーションが活発になるように意識しています。

その後、この週は各部署のマネージャーが作ってくれた来期の予算を確認しました。
バックオフィスは直接売上を作ることはできませんが、売上や利益を作るための仕組みを作り資産化することが出来ます。その仕組みを作るために予算計画は重要です。

やるべきことをベースに、現実の事業本部の売上想定に合わせて、やりたいこととやれることを調整し、予算と施策を作っていきす。
来期は色々と面白いことができそうだとワクワクしました!

午後からは人事異動の打ち合わせをしました。
事業本部内の異動がほとんどなので、事業本部内で決めていきますが、その異動に合わせた採用計画や教育計画を同時に作るためにHRマネージャーと共に参加しています。
社員の適性やキャリアプラン、評価、店舗の状況などを元に異動案が決まっていきました。

夕方からはシステムの作業。

社内システムは夜のある時間で停止して、朝のある時間で動き出すようにしています。これは残業を禁止する意味と、システム利用料を削減する意味があります。(社内システムは全てクラウドなので、稼働時間によって課金されるものが多いのです)
システムが停止している時間帯でも、必要であればスマホからロボット社員の色戸くんにメッセージを送るとすぐに使えるようになっています。
この日は、この申請をLINEからではなく、googleハングアウトチャットで出来るように移行作業を行いました。プログラム自体は、クラウドソーシングで外部の方にお願いしていたので、こちらとしては納品されたプログラムをテストし、実際に入れ替える部分の作業となりました。

今日はトラブルもなくスムーズに終わりましたので、定時に上がり、近くのカフェで読書をして帰りました。読書するときはkindleを使っています。欲しい本をその場で買えますし、過去の本すべてをいつもで見れるのでとても便利です
Kindleで役に立ちそうな部分をメンバーにチャットで紹介したりしていました。

・・・・だいぶ長くなったので、火曜日以降分はもっとまとめて後編でご紹介いたします!