ITBSのしごと～オリジナルシステム稼働開始～

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ITBS(ITビジネスソリューション)の古木です。

ITBSの業務のひとつに、システム導入というものがあります。これまでの「ITBSのしごと～オリジナルシステムの企画～」「ITBSのしごと～オリジナルシステムの作成～」に続き、今回は、オリジナルシステムの稼働開始についてお話させて頂きます。
Dress the Lifeオリジナルシステムを稼働するには、事前準備が必要になります。特定の部署だけで使用するもの、全社で使用するもの、お客様に使用頂くものによっても、作業内容が変わってきます。
特定の部署だけで使用する場合は、基本的にはシステム導入の企画段階から一緒に取り組んでいますので、一緒に準備を進めるという形になります。
システム導入の目的も共有出来ていますし、β版のシステムを操作してもらっていたりと、稼働後の運用なども既に準備出来ている状態ということが多いです。
特定の部署だけということもあり、影響範囲も大きくない場合は、稼働してみて都度確認するというようなこともあります。
全社で使用する場合やお客様に使用頂く場合は、システム稼働前までに、導入の目的やメリットの説明を全社向けに案内します。
この案内は、大規模な仕組みの場合は、年2回あるKickoffで全社員向けに発表されることもあります。ほとんどの場合は、稼働までに数回、全社員向けにメールを送って案内します。
操作説明書を作成して配り、各個人で操作を学べるように導入テスト用のシステムを準備したりもします。要望があれば、操作説明会を実施することもあります。
過去には、操作説明動画を作成したり、全店舗に直接訪問して説明会をおこなったこともあります。

稼働開始までに、メンバーに興味を持ってもらい、”使ってみたい!!”と思ってもらえるように、新しいシステムが稼働することをアピールします。
ここで、システム稼働を楽しみにしてもらえていないと、実際に稼働した後に”使用されないシステム”になってしまいます。

お客様に使用頂く場合は、もう少し準備が必要になります。店舗コーディネーターによるお客様目線でのシステムチェックです。
ITBSがどんなにお客様のことを考えてシステムを作ったとしても、やはり日々お客様のことを考えて行動しているコーディネーターの視点には、敵いません。
システム内の文章や不足している項目など、稼働直前に気づくこともあります。大幅な改修が必要な場合は、次回バージョンアップで対応という判断をすることもあります。
また、お客様にご迷惑をおかけすることは出来ませんので、念には念を入れて確認をおこないます。
準備ができたら、システム稼働です。どんなに準備していても、やはり予期しない事象というものは発生します。
実際にシステムを使用してみると思った効果が得られない場合や、そもそもシステムを使用しているメンバーが少ないといったことです。
使用状況を確認して、使用率があがらない場合は、操作説明会を企画したり、使用しない理由をヒアリングしたりします。

十分な使用率を確認出来たら、使用してみた感想などのアンケートを実施して、導入効果を確認します。
あわせて、次回バージョンアップで対応と判断していた内容を再検討します。より良い仕組みを検討し続けることになります。
このあとは「ITBSのしごと～システムバージョンアップ対応～」に続きますので、システムに関するITBSのしごとはこの繰り返しになります。