業務効率UPのために

皆さんこんにちは。THE TREAT DRESSING長野店の樋口と申します。コロナ禍の影響で時短営業が続き、今までと同じ業務を限られた時間で行わざるを得ない状況になってしまいました。この状況がいつまで続くのか…と不安な気持ちもありますが、社会人として与えられた時間内で期待されている以上の成果を出さなくてはなりません。残業はもちろんNGなので、自身の業務効率を上げるしかありません。

社会人9年目、Dress the Lifeの一員になって4年目ですが、まだまだ成長の過渡期だと思っています。いかに業務効率を上げて、上手に仕事をこなすかが私のやりがいでもあります。
今年はTHE TREAT DRESSING長野店に新卒のコーディネーターが入ってきてくれました。新人教育をする中で、自分が当たり前にやっていることも、初めて社会人になる子にはわからなかったり、知らないことがあるのだと改めて気づかされることがありました。そこで自分が新人の頃を思い出しながら、ブライダル業界で働く上で押さえておきたい仕事の仕方のポイントを3つまとめます。
■TO DOリストの活用
手帳にその日やることを箇条書きにして、できた仕事から消していく。当たり前のことですが、新人の頃はTO DOリストの存在すら知らなかった気がします。タスク管理をする上で、いつやるのか・所要時間はどのくらいなのかを精査することが重要です。朝、仕事に取り掛かる前に必ず確認して、その日一日の仕事の流れをスケジュール化します。

■メールの処理
メール確認は、出勤したら1番最初に行います。休みが続くとメールが溜まっていてげっそりすることもありますが、ここで大事なのはお客様へのレスポンスです。メールは3つの優先順位に分けます。①お客様②パートナー様③社内といった感じで、その日打合せに入る前に必ずお客様へはご連絡しておきます。また、完結したメールは各フォルダに入れることで、残ったメール=TO DOになるので、メールが溜まっているということは仕事が溜まっているという目安にもなります。■システムの活用
ウェディングプランナーやコーディネーターなどお客様を担当する立場で働くなかで、効率良く仕事をするためには【顧客管理】が重要だと思っています。Dress the Lifeではシステムの中にお客様ごとのページがあり、打合せの進捗や予約状況が誰でもわかるようになっています。同時進行で100組近いお客様を管理するためには、簡単に進捗を把握する必要があります。

以前違うブライダルの会社にいたからこそ分かるのですが、このシステムが本当に使いやすいのです。メールと連動しているので、顧客ごとのTO DOは自分にメールで送ってリマインドしたり、自分が不在の時でもほかのスタッフが対応できるように、共有事項を備考に入力できたりもします。詳細はさておき、あらゆるシステムは仕事をしやすくするために作られているので、それを最大限活かせるかは自分次第だと思います。業務効率を上げることは自由な時間が増え、お客様のために使える時間が増えたり、自分自身のスキルアップに使える時間にもなります。