ビデオ会議しています

RECRUIT BLOGをご覧いただき、ありがとうございます。
ITBS(ITビジネスソリューション)の古木です。

昨年4月にリモートワークを始めて約1年が経過しました。前回のRECRUIT BLOGでもお話させていただきましたが、以前からリモートでの対応やビデオ会議を利用していたこともあり、リモートで仕事をすることは、私の仕事には大きな影響はなかった様に思います。
以前から、Dress the Lifeでは、東京オフィスと福岡本社、福岡本社と店舗といった拠点間でのビデオ会議をおこなっていて、東京オフィスと福岡本社の会議スペースには、ビデオ会議用の仕組みを設置して、頻繁に利用していました。リモートワーク中心になった今では、殆どのメンバーは各自のパソコンでビデオチャットツールを使用して打合せをしています。

私は、今では、ほぼすべての会議がビデオチャットを利用したものになっています。このような状況になり1年、私なりのビデオ会議の利用手順ができてきました。
事前に予定される打合せは、社内のスケジュール管理カレンダーに予定を作成する際に、ビデオ会議URLを追加しています。社内であれば、参加メンバーには、別途メールなどでの通知は不要です。各自がカレンダーを確認するだけです。以前であれば、電話で話をしていたような場合は、チャットからビデオ会議URLを通知してすぐにビデオ会議が使用できます。
相手に合わせてカメラをオフにして、音声チャットのみにする場合もあります。

自宅からのビデオ会議では、カメラに映る背景も気になりますので、バーチャル背景を設定しています。はじめはオフィス風のもの、おしゃれな書斎といった写真を試しに使用していましたが、今は名刺タイプのものを使用しています。社外の方との打合せはもちろん、社内メンバーでも始めて顔を合わせるというような場合もあって、名前が表示される名刺タイプに落ち着きました。
私が作業している場所では、画面が暗く見えづらくなることがあるため、小さなLEDリングライトを点けるようにしています。会議に参加する前には、顔色は悪くないか、背景はきちんと設定されているか、毎回確認するようにしています。
実際に会うと明るい印象に見えても、画面に映ると暗い印象になってしまうことがあります。なるべく印象良くなるように気をつけています。
ほかにも、WEB会議中は、以下のことに気をつけるようにしています。
・口頭説明だけにならないように、画面共有や資料共有をおこなう
・発言する時以外は、マイクをミュートする
・カメラはオンにして、相手に対してわかりやすい反応をしめす

定期的に”WEB会議のルール”、”WEB会議のマナー”といったワードで検索して、気をつけたほうが良いことを確認するようにしています。リモートワーク中心でも、チャットやビデオ会議などを利用してコミュニケーションをとりながら、日々の業務を続けています。一緒に仕事をしてみたいと思われた方、興味を持っていただけた方がいらっしゃれば幸いです。