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ITBS(ITビジネスソリューション)の古木です。

ITBSの業務のひとつに、社内で使用しているシステムのバージョンアップ対応というものがあります。

社内システムは、いくつの種類に分けることができるのですが、サービス利用をしているシステムについては、サービス運営会社が不具合や機能追加などを定期的に行うため、その情報を社内に案内するといったことが主な対応になります。

自社で企画したオリジナルシステムは、もう少し対応することが多くなります。自動的にバージョンアップされるということはありません。バージョンアップをおこなうかどうかを検討することから始まります。

まず、システムを使用しているメンバーからの不具合報告や要望、現在の運用フローに合わない部分がないかを確認します。メンバーからの意見は、アンケートフォームを利用して、常に収集するようにしています。その中から、実現できそうなもの、対応することでより良い仕組みになるもの、またコスト面などを考慮して、検討を行います。

バージョンアップする内容が決まれば、システムで実現するための仕組みを考えます。使用する場面を想像し、店内で接客中に使うのか、事務所内で机に座って使うのか、どの画面にあると便利なのか、導入までの期間はどのくらいか、考えることはたくさんあります。

実際にシステム構築する際は、私が対応するものもありますが、協力会社に依頼するものもあります。
システム開発を経て、システムができあがった後は、完成したβ版のシステムをチェックしていきます。

メンバーが要望したとおりの機能になっているか、既存の機能との不整合はないかと、ひとつひとつ確認します。この確認作業は、想定した使い方どおりに使ってみる以外に、どれだけ想定外の使い方を思いつくかも重要になります。そのため、メンバーにβ版システムを操作してもらい、意見をもらうこともあります。

同時並行で、バージョンアップのリリース準備を進めます。
事前にお試し期間が必要ないか、説明会を実施する必要がないか、リリースは、夜間や早朝といった業務時間外におこなうのか、日中におこなうことができるかを検討します。

リリース当日は、リリース作業、リリース後のシステムのバージョン確認を行い、問題ないことを確認したあと、社内向けにバージョンアップの案内メールを送り、ひとまず終了です。

必要に応じて、操作説明資料を作成することもあります。
なるべく、説明書がなくても使うことができる仕組みにするように心がけているのですが、特にバージョンアップの場合は、以前と変わった機能について説明する内容が重要になります。
また、リリース前に準備できるといいのですが、作業が手一杯で、リリース後に作成することが多いです。この点は、社内メンバーに迷惑をかけている部分になり、改善しないといけない点です。

ITBSには、バージョンアップ対応以外にもいろいろな業務があります。また、次回ご紹介させていただきます。

一緒に取り組んでいこうと思われた方がいらっしゃれば、ぜひお待ちしております。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。