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社長室の小川です。

今日は、就職活動でのメールのやり取りの際に気を付けるべき点についてご紹介したいと思います。

学生の皆さんはこれまでSNSやメールを使用する際、使用する相手が友人や家族など親しい方とのやり取りが中心であったかと思いますが、就職活動の際は対企業とのメールになる為、敬語の使い方や読みやすさ、返信のタイミングなどを意識する必要があります。

・TOとCCの宛先設定

TOは対応してほしいメインの送信対象者を設定、就活の場合は企業の人事部の採用担当者のメールアドレスをTOに入力します。採用担当者が複数の場合は、担当者全員のメールアドレスをTOに記入してメールを送ります。

CCはメインの送信対象者以外に、メールの内容を共有したい人物がいる場合や企業側からrecruit@などの採用グループのアドレスの指定がある場合に使用します。

・返信メール

メールを返信する場合には、メールが送られてきた個人宛ではなく、企業側がCCに設定してきた人もCCに設定して返信する「全返信」で返信します。

企業側がCCに設定しているアドレスがあるということは、そのアドレスのメンバーにもメールの内容を共有したいという意向がある為、個人宛で返信してしまうと、CCに設定されている人にメールの内容が共有されずに、先方に迷惑をかけてしまいます。そのようなトラブルを防ぐためにも、先方がCCに設定してきた人がいる場合は、CCに設定し忘れないように返信することが必要になります。Gmailの場合は「全員に返信」を使って返信することで、自動的に先方から送られてきたメールでCCのアドレスを含めて宛先を設定することができます。

・正しい敬語

これまでは友人や身近な方とのやり取りが中心だった為、特に気にする必要はありませんでしたが、対企業、特に就活の際のメールのやり取りの場合は正しい敬語を使う必要があります。

自分では正しく使っているつもりでも、誤った敬語を使っているケースは意外と多くあり、丁寧さを意識し過ぎて敬語表現を重ねて使用する二重敬語などには特に気をつけましょう。

以上は基本的なポイントの一部になりますが、具体的な書き方や構成などについてはネットでも検索出来ますので、是非参考にしていただければと思います。

最後までご覧いただきありがとうございました。